前回、以下の記事でアジャイル開発について触れましたね。
今回はこのアジャイル開発の一つでカンバンというものをご紹介します。
簡単に言うと、付箋を使ってタスク管理を明確化しよう！というもの。
私は日常生活にも活用できて便利だと思っています♪♪
カンバンとは？
カンバン方式とも呼ばれる生産管理のメソッド。
ものすんごくわかりやすい解説文があるのでご紹介しましょう。
「必要なものを必要な時に必要なだけつくって運ぶ」という仕組み
「かんばん」にはいつ、どこで、何が、どれだけ使われたかが書いてあるカード
部品工場はつくり過ぎのムダがなくなり、組み立て工場は使わない部品を置くスペースのムダがなくなる
そう、このカンバン方式というのはかの有名なトヨタ自動車が開発、実践している生産方法のことです。
上記の引用でもわかる通り、必要なものを必要な時に必要なだけ作る、生産の状況がひと目でわかる、といったメリットがあります。
Just in timeジャスト・イン・タイム方式とも呼ばれていて、カンバンという単語はフランス語でもそのままKanbanです！
必要なものはペンと付箋
まずはやることリストを作成しましょう。
付箋一つにタスク一つ、が基本です。
その後、壁でもボードでも目につきやすい場所に、上記の画像のように仕切りを作ります。
今回は英語のTo do(やること)、 In Progress(進行中)、 Done(完了)としていますが、慣れてきたら自分の好きなようにアレンジしてOK。
私は職業訓練でやっていた時のまま、à faire(やること), en cours(進行中), à vérifier(確認),terminé(完了)としています。
やり方はとても簡単。
最初に作ったやることリストの付箋をTo doの欄にすべて張り出します。
その後、作業を始めたものに関してはIn Progressの欄へ移動。
終わったものはDoneへ…と移動させていくのです。
仕切り部分にはマスキングテープがおすすめ。簡単に剥がせて調節も楽々。
私は付箋の在庫の関係で横長を使ってますが、落ちやすいですし上部に粘着部があるものの方がサイドがペラペラせず使いやすいです。
え、これ逆に面倒くさいんじゃ…と思いましたよね？
私も最初はそう思いました。
ですが一度にマルチタスクをこなさなければならない場合や、自分以外にもタスクに携わる人がいる場合、進行状況が可視化されるため次にやるタスクが明確になります。
またうっかり忘れてしまった、ということも防げますので、特にタスクが多い場合や細々とした作業が多いときなんかには役立ちます。
では実際にはどうやって活用して行ったらいいのか、私の個人的な活用法をご紹介します。
カンバンの日常生活への導入
現在求職活動中の私。
個人事業主としてもちょっとした仕事があるため、タスク管理は必須です。
また、スキルアップのためオンラインの授業を見たり実践したりと勉強する時間も確保したいため、いかに24時間を効率良く、かつ無理なく管理するかが重要です。
そこでカギとなるのが、カンバンです。
①週の初めに「今週やりたいこと」のリストを作成し優先順位をつけていきます。優先順位の高いものをカンバンの「やること」欄の上に、そうでないものを下に貼る。
②上から順番にタスクをこなしていきます。一度に複数のタスクに手を付けていいことにしているので「進行中」欄には複数の付箋があることも多々。
③欄外(左側)には「やりたいことリスト」を作成。今すぐではないけれど、これはいつかやっておかなければ、やりたいな、ということに関する付箋を貼ることで、翌週以降のタスク決めに役立ちます。
実はこれ、子どもの毎日のやることリストとしても活用できるな、と思っています。
磁石好きなのでホワイトボードなどに歯磨き、お風呂、片付け等々普段やることをリスト化し、出来たら完了の欄に動かすという方法もいいかな、と。
余談ですが、職業訓練時に外部講師として来てくださった方は二人の子持ちの女性が、子どもの着替えや歯磨き等にこのカンバンを導入したが効果なしだったと言っていました…合う合わないがありますよね。
もう少し大きくなったら導入しようと思っていますが、効果を発揮するかは想像がつきません。
便利なデジタルツール、おすすめはTrello
出典：<a href="https://trello.com/ja/home" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://trello.com/ja/home</a>
実際の所、壁に大々的にテープと付箋を貼って…とやるのはスペース的にも無理という方もいるでしょう。
というか仕事で移動が多いし固定の場所に貼っておくのは意味がない、複数人でこなすタスクがあるから簡単に共有したい、ということもありますね。
そもそも付箋がもったいない、紙の無駄遣いは避けたい！
そんな時に活躍するのが、無料で使えるデジタルツールたち。
私はTrelloトレロというカンバン方式の無料タスク管理ツールを使っています。
無料でアカウント作成が可能、複数人で共有も簡単に出来てしまいます。
アプリとPCで使っていますが、どちらも感覚的に操作できるので基本のカンバンの使い方がわかっていればすぐに活用可能！
拡張機能もあるので、オリジナルにカスタマイズも出来ちゃいます。
またプロジェクトごとにボードを作れる仕組みを活用して、家庭内のこと(買い物、保育園関連など)、就活、サイト作成、学習…といったように複数のカンバンを作れば、より細かくやることリストを作れますね。
私自身は現状一つのボードで十分ですが、ちょっとしたメモ代わりにもなるので「これ忘れそうだな！」ということはもれなくやることリストに追加します。
ちなみにTrello以外にも、WrikeやJootoといったツールもありますので、興味のある方は試してみて自分に合ったものを見つけてみてくださいね。
日常生活に、子育てに、可視化で効率化を図ろう♪
カンバン方式とその活用法についてご紹介しましたが、いかがでしたか。
必ずしもすべての人に合う方法とは思いません。
ですが小さなタスクがたくさんあったり、タスク忘れを避けたい、順番立てて作業をしにくい、タスク管理に悩まされているという方は是非一度試してみてください。
あなたの日常のタスク管理がより便利になりますように。